お祝い事の対応

取引先の竣工・移転・開店のお祝いなどの実務慶弔対応を紹介します

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会社で取引先が新しいオフィスを建てたり、工場を造ったり、店舗を開店したりしたときに、お祝いをしますが、もしあなたが業務の中で、取引先の竣工祝い、移転祝い、開店祝いをどのようにしたら良いのかわからず困っているのでしたら、私が企業で秘書をしていたときに、業務の中でどのように新築や開店のお祝い対応をしていたのかを、ご紹介させていただきますので参考にしてください。

この記事があなたのお役に立てれば幸いです。

風船

取引先の竣工・移転・開店のお祝いと情報の入手方法

竣工とは不動産関係で使われる用語で、建物の建築工事が完了することです。

会社では本社や支店などのオフィス・工場・倉庫などを竣工したり、既存の建物に移転したり、店舗を新規開店したりすることがありますが、取引先によっては、竣工・移転・開店にお祝い対応をしていました。

取引先の竣工・移転・開店などの情報は次のようなことで得ていました。
竣工披露や開店披露に招待されたとき
新設や開店の案内をもらったとき
取引先の担当者から情報を得たとき
新設場所に自社の製品を納品したとき
新聞などのメディアで見たとき
取引先のホームページで見つけたとき

取引先の竣工・移転・開店に対しての慶弔対応

取引先の竣工・移転・開店への慶弔対応をするかどうかを決める

取引先新築情報を基にして、取引先会社との取引金額や取引年数などを加味しながら、竣工や移転や開店などの内容に応じて慶弔対応をするかどうかを検討していますが、竣工式や開店披露に招待されたとき、自社の製品を新設場所に納品したときは当然祝意対応をしていました。

取引先の竣工・移転・開店へのお祝いの内容を決める

取引先の竣工・移転・開店へお祝いをすると決まれば、お祝いを現金にするのか、品物にするのか、祝電を打つのかなどを決めていました。

竣工式や開店披露に会社の誰かが出席する場合は、現金を持参することが多く、竣工式や開店披露に出席しない場合は、品物を贈るケースが多くありました。

取引先の竣工・移転・開店へお祝いの内容を検討する際に、取引先に応じてどのような慶弔対応をするのかという慶弔対応ルールを予め作成していましたので、それを参考にしていました。
※慶弔対応ルールについてはこちらの記事を参考にしてください。👉慶弔対応とは? 取引先への慶弔対応の流れやルールなどを紹介します

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取引先の竣工・移転・開店へのお祝いを現金で贈るときの金額・表書き

取引先の竣工式や開店披露に会社の誰かが出席したり、重要な取引先の場合は、現金を贈ることが多いのですが、その場合の金額は、本社などの主要な建物の竣工祝いの場合は3万~5万円、重要な取引先には10万円を贈っていました。

支店・工場・倉庫・店舗などの場合は、3万円のケースが多くありました。

表書きは「御竣工 御祝」「御開店 御祝」などにして、熨斗の下には社名と代表者の肩書・氏名を入れます。

届けるタイミングは、竣工式や開店披露に出席の場合は、式典までがいいと思います。

竣工式や開店披露に出席しない場合は、新しいオフィスや工場やお店の稼働日がいいのでしょうが、稼働最初の日は立て込んでおられることが多いので、できれば先方の都合を聴きながら、少し落ち着いてからにすることがよくありました。

取引先の竣工・移転・開店へのお祝いを品物で贈るときは胡蝶蘭がお薦め

取引先の竣工式や開店披露に出席しない場合は、品物を贈ることが多くありました。

また、竣工式や開店披露に出席する場合でも、重要な取引先へは現金に加えて品物も贈っていました。

お祝いとしてよく使うのは花です。
花の中でも多いのが白い胡蝶蘭の鉢植えです。

何故かと言いますと、竣工式や新店には大勢の人が来られますので、花はその場を盛り上げることに役立ちます。
胡蝶蘭の鉢植えにするのは、こういった場では白い胡蝶蘭の鉢植えを贈られることが多く、違う花を贈ると全体のバランスが崩れてしまうのと、変に目立ってしまい逆効果になると思うからです。

胡蝶蘭の本数は3本か5本ですが、どちらにするかは取引の状況を考慮していました。

胡蝶蘭

お届け日は竣工式や開店式のセレモニーに間に合うようにしていますが、前日がいいのか当日がいいのかは、先方の都合に合わせるために花屋さんから事前に聴いてもらって、先方に迷惑にならないようにしていました。

鉢に「祝 御竣工 ○○株式会社 代表取締役社長 〇〇 〇〇」というような内容の文字を書いた札を立ててもらうように花屋さんに依頼しています。

新しいオフィスや工場やお店が狭くて、胡蝶蘭を贈ると迷惑になるような場合は、現金を贈るようにしており、金額は先方との取引状況に応じて決めています。

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胡蝶蘭は日頃取引のある花屋さんに依頼するのが良いと思いますが、取引している花屋さんがなければ、全国配送をしている花屋さんに頼むのも良いかもしれません。

尚、建物の完成を祝う際に、火・火事を連想させるものはタブーのようです。
次の例のような火気関係のものは贈らないようにするのが良いそうです。
例)灰皿、キャンドル、暖房器具、赤一色の花・ラッピング など

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取引先の竣工・移転・開店への祝電の送り方と文例

取引先の竣工・移転・開店への祝電の送り方

取引先の竣工・移転・開店への現金や品物でのお祝いに加えて、こちらの会社のトップの名前で祝電を打つことも多くありました。

打電のタイミングは、竣工式や開店披露などのセレモニーが行われる場合は、セレモニー開催に合わせて祝電が届くようにしていました。

セレモニーが行われない場合は、新しいオフィスや工場やお店が稼働する最初の日に祝電が届くようにしていました。

取引先の竣工・移転・開店への祝電の文例

祝電の内容は、一般的には「この度の○○のご竣工(ご開店)を心よりお祝い申し上げます。御社のご繁栄と、社員皆様方のご健勝を祈念いたします。」というようなものですが、新しいオフィスや工場やお店の特徴がわかっているのであれば、その内容を文面に入れています。

例えば次のような感じです。

<例1:新しいオフィスがソーラ発電を採用した場合の文面>
この度の新社屋ご竣工を心からお祝い申し上げます。
ソーラ発電による環境に配慮したオフィスで業務の効率も上げられることと存じます。
今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

<例2:最新鋭の機械を入れた新工場竣工の場合の文面>
この度の○○工場のご竣工、誠におめでとうございます。
他社に類を見ない最新鋭の機械を入れられた新工場の稼働が、貴社の益々のご繁栄に大きく寄与されることと存じます。
社員皆様のご健勝をお祈りいたしますとともに、心からお祝い申し上げます。

<例3:今まで出店していない地域に新規出店の場合の文面>
この度の○○店ご開店、誠におめでとうございます。
○○地域への進出の足掛かりとして、新店の力が大いに発揮されますことをご期待いたしますとともに、貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。

特徴を知るには先方の担当者に聴いたり、その会社のホームページを調べたりします。

竣工や開店当日には沢山の祝電が届きますので、ありきたりの文章では読み流されてしまいますが、上記のように相手の状況に即した一文を入れることによって、少しでも心に留めていただけたらいいなと思いながら、少しだけ知恵を絞っていました。

そして、打電した文章は必ずデータで残しておいて、同じような状況下で祝電を打つときの参考にしていました。

尚、電報についてはこちらの記事も参考にしてください。

くす玉

最後に

新しいオフィスや工場やお店などを稼働させることは、会社にとって階段をひとつ上がったことになり、取引先の将来に向けての意欲を感じながら祝意対応をすることを心がけていました。

ですから、先方の会社が何のために新しい投資をするのかを知ることが大事なのですが、なかなかそのようなことができず、上っ面の対応をしているなと反省しています。

私が竣工や開店の際のお祝いでしているポイントをまとめますと、次のようになります。

ポイント

・取引先が竣工や開店のセレモニーをする場合は、セレモニーの当日に祝電が届くようにする。

・セレモニーをしない場合は、稼働の最初の日に祝電が届くようにする。

・祝電の内容は新しいオフィスや工場やお店などの特徴を入れ込む。

・お祝いは白い胡蝶蘭を、竣工式や稼働日に届けることが多い。

・現金のお祝いは、先方が立て込んでいないかを確認しながら届ける。

新しいオフィスやお店で働く人は、なんだか活き活きしているように思います。

そのような状況で祝意対応すると、こちらまで活き活きすることがありました。

あなたもそのような気持ちになれたらいいですね。