あなたは取引先の社長就任のお祝いを、いつ、どのように贈ればいいのか、悩んだことはありませんか。
お祝いを受ける新任の社長さんにとっては、長年の努力が報われて組織の頂点に立つのですから、喜びもひとしおのことだと思います。
そのような大切な出来事に対して状況にふさわしくない品を贈ったり、マナーに反した対応をしますと、今後の取り引きにも悪影響が生じかねません。
社長就任へのお祝い方法として、
・金品を贈る
・祝電を送る
ということになりますが、適切な金品や祝電を、適切な時期に、適切な形で贈ることが大事です。
この記事では、取引先の社長就任祝いを、どのタイミングで、いくらくらいの金額で、どのように贈るのか、社長就任祝いの電報をどのように打つのかなど、私が企業の秘書をしていたときの経験を基にして、取引先の社長就任祝いへの対応方法を紹介させていただきます。
また、社長就任祝いだけではなく、課長から部長への昇格、取締役への就任などのお祝いへの対応も、この記事が参考になると思います。
この記事があなたの役に立ち、悩みが少しでも解消すれば嬉しく思います。
取引先の社長就任の情報を早く摑み適切なタイミングでお祝い対応する
取引先の社長就任情報を新聞で掴む
取引先の社長が代わるということは、いつわかるのでしょうか。
多いのが取引先から送られてくる社長交代の案内状ですが、これを見てから取引先の社長就任のことを知るのでは秘書として失格だと思っています。
私は常に新聞の人事欄を見て、取引先の社長就任の記事が載っていないかをチェックしていました。
会社の役員は通常の場合、取締役会で承認されて、それを株主総会で議決されて正式に決まります。
社長交代の案内状が届くのはほとんどの場合、株主総会後に正式に社長に就任してからですが、社長就任の記事が新聞に載るのは取締役会で決まった(正式には決定ではなく内定です)直後です。
ですから、新聞で取引先の社長就任の記事を見つけることができれば、競合他社に後れを取ることなくお祝いの対応ができます。
社長就任の新聞記事（氏名・社名・顔写真などは消しています）取引先の社長就任に祝電を打つタイミング
株主総会は取締役会の一か月も後になりますので、取締役会で社長就任の内定が新聞に発表された直後に、まず社長就任のお祝い電報を打つことで、競合他社に遅れることなく取引先にアピールすることができます。
ここで気をつけないといけないのは、新聞の記載で「○○株式会社は○○が次期社長に就任することを決めた」という表現を使っている場合がありますが、これは正式には内定していなくて、新聞社が勝手に先走って掲載していることが多いということです。
取締役会で正式に内定したのであれば「○○株式会社は○○が次期社長に就任することを発表した」という表現になります。
ある新聞に「〇〇会社は次期社長にAさんが就任することを決めた」ということが書かれていたのですが、実際にはAさんが社長に就任しなくて他の人が社長に就任したことがありました。
これは私の秘書経験の中で一度だけでしたが、気をつけなければならないと思いました。
ですから、念のため取引先の社長就任が正式に内定したかどうかは、その取引先のホームページで確認していました。
尚、上場企業や上場していなくてもそこそこの規模の会社であれば、社長交代のことが新聞に載りますが、新聞に載らない会社もたくさんあります。
新聞に社長交代の記事が載らない取引先の場合は、社長交代の情報を入手したらただちに社長就任のお祝い電報を打つか、社長交代の情報が新社長の就任後であれば祝電を打たないで、すぐにお祝いの金品を贈るのが良いと思います。
取引先の社長就任祝いを贈るタイミング
社長就任の贈り物は、正式に就任してからお渡ししていました。
社長就任後にお祝いを贈るのは、前任の社長の在任中に贈ると失礼になるからです。
ですから、お祝いは社長就任日から一週間以内のタイミングで贈っていました。
時には取引先の社長交代に全く気付かず、社長就任の挨拶状が届いて初めて取引先の社長が交代したことを知ることがありますが、そのような時は何を置いても取引先に就任祝いを用意して駆けつけるべきだと思います。
取引先の社長就任祝いへの祝電の対応方法
取引先の社長就任祝いへの祝電の打ち方
取引先の社長就任の記事が新聞に発表されましたら、ただちに新たに社長に就任する人宛に祝電を打ちます。
例えば専務が社長になる場合、この時点ではまだ専務ですので、相手の肩書は専務にします。
また、就任前ですので文章も社長就任内定のお祝いということにします。
社長就任の祝電の差出人は自社の会長や社長の名前にしていました。
祝電の差出人を会長名にするか社長名にするか、会長・社長連名にするかは相手に応じてしていました。
文面は、
・就任や就任内定への祝意
・元気で活躍していただきたいとの思い
・会社の発展への思い
などを入れます。
取引先の社長就任祝いへの祝電の文例
参考までに文例を3つご紹介します。
《文例1》
〇〇株式会社 専務取締役〇〇○○様
この度の代表取締役社長へのご内定、誠におめでとうございます。
ご健康に一層留意され、今後益々のご活躍と貴社のご発展をお祈り申し上げます。
△△株式会社 代表取締役社長△△△△
《文例2》
〇〇株式会社 取締役副社長〇〇〇〇様
この度の代表取締役社長へのご内定、心からお祝い申し上げます。
貴社の更なるご発展のため、健康にご留意の上、一層ご手腕を発揮されますことを心よりお祈り申し上げます。
△△株式会社 代表取締役会長△△△△
△△株式会社 代表取締役社長××××
《文例3》
〇〇株式会社 常務取締役〇〇〇〇様
この度は代表取締役社長に内定され、心からお喜び申し上げます。
重責を担われることになりますが、健康にご留意くださいまして、貴社の更なるご発展のため、一層ご活躍されますことを祈念申し上げます。
△△株式会社 代表取締役会長△△△△
尚、株主総会後に社長就任がわかった場合は、すでに社長になっておられますので、肩書は社長とし、「内定」ではなく「就任」にします。
上記の《文例1》の場合は次の文面になります。
〇〇株式会社 代表取締役社長〇〇○○様
この度の代表取締役社長へのご就任、誠におめでとうございます。
ご健康に一層留意され、今後益々のご活躍と貴社のご発展をお祈り申し上げます。
△△株式会社 代表取締役社長△△△△
また、電報会社の文例集から電文を選ぶことができます。
次の電報会社のリンクから文例集をご覧いただき、参考にしてください。
↓↓↓↓↓
NTT東日本
VERY CARD
ハート電報
でんぽっぽ
For-Denpo
尚、電報についてはこちらの記事も参考にしてください。👉受取る人に感動を与える電文の作り方を秘書の経験を基に紹介します
取引先の社長就任祝いへの贈り物の対応方法
取引先の社長就任祝いの金額
社長就任祝いの金額は概ね3万円か5万円ですが、大事な取引先の社長就任祝いですと、10万円の場合もありました。
また、社長就任披露をされる場合がありますが、就任披露パーティーに会社から誰かが出席するときは5万円か10万円のお祝いをしていました。
取引先の社長就任祝いも含めた慶弔対応ルールを作っていましたので、ガイドラインを参考にしながら社長就任祝いの金額を決めていました。
詳しくはこちらの記事をご覧いただき、「慶弔対応ルールの作成」の中の「就任」を参考にしてください。
取引先の社長就任祝いの贈り物
就任祝いの贈り物は現金が多いのですが、品物を贈るケースもありました。
品物で贈る場合、多いのは仕立券付きのワイシャツでした。
よく胡蝶蘭の鉢植えをされる場合がありますが、一時に沢山の鉢植えをいただいても置く場所や、水やりなどの手入れに困ってしまいます。
実際に私が勤めていた会社の社長交代の際に、沢山の胡蝶蘭が届きまして、とても困ってしまいました。
自分たちが困った品を相手様にも贈るということはとても失礼なことですので、花ではなく実用的なものが良いと思い、仕立券付きのワイシャツにしていました。
ワイシャツはビジネス着として必需品ですし、社長就任に際し新たな気持ちでご活躍くださいという気持ちを込めることもできます。
仕立券付きワイシャツでしたら、受取られた方がもしその生地が気に入らなければ、購入したお店で交換してもらえる場合もあります。
取引先の社長就任祝いで考慮していたこと
長期体制と思われる社長就任は厚遇する
同族経営の会社の社長就任祝いは、対応を手厚くしている場合がありました。
それは同族経営でない会社の社長は、任期が短い場合が多いのですが、同族経営の会社の場合は長く社長を務めるケースが多いので、今度の社長は長期間にわたりトップに就くだろうと判断した場合は、お祝いを多くしていました。
社長就任祝いの内容を履歴として残していた
取引先の社長就任に対して、どのようなお祝いをしたのかを必ず履歴として残していました。
履歴を残すことによって、以前お祝いをした会社で新たに社長交代があった場合に、とても参考になるからです。
同じ会社の社長就任のお祝いに、あまりにも違う額のお祝いをしますと、気まずいことになるかもしれません。
ですから以前の対応と合わせるようにしていますので、前回の履歴がとても役立つのです
詳しくはこちらの記事をご覧いただき、「取引先への慶弔対応履歴の作成」を参考にしてください。
最後に
取引先の代表者に自社の良い印象を与えることは、非常に大事なことだと思います。
そのためには社長交代の機会にタイミングよく、的確な就任祝いをすることが今後の取引先との友好関係を維持できる要素になると思います。
私の秘書業務で社長就任祝いについて行っていたポイントをまとめますと次のとおりです。
・新聞を毎日読み、取引先のトップ人事に目を光らせる。
・新聞に掲載されている記事は、全て正式に決まったことではないということを認識する。
・社長交代が実際に行われるかどうかは、念のためその取引先のホームページでも確認する。
・新聞発表されて、社長交代が確認できればすぐに祝電を自社のトップの名前で打つ。
・社長就任祝いの金額は概ね3万円か5万円で、社長就任披露パーティーに会社から誰かが出席するときは5万円か10万円。
・社長就任祝いを贈るのは就任後一週間以内。
・取引先の社長就任祝いの対応履歴を残す。
会社のトップになるということはビジネスマン(ビジネスウーマン)にとっては最高の栄誉だと思いますので、その晴れの日に印象に残るお祝いをお贈りしたいという意識を持つことが大切だと思います。
この記事が少しでもお役に立てましたら幸せです。
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