お見舞い 広告

災害発生時の取引先への適切なお見舞いの対応方法を紹介します

災害
この記事内には商品プロモーションが含まれています

こんにちはユキです。

取引先の会社のオフィスや工場などの施設がある地域で、地震・台風・火事などの災害が発生したときに、会社の秘書や総務で慶弔の対応をしているあなたはどのような行動をしますか?

災害のお見舞いはめったにないことですし、現地では混乱していますので、対応が難しいと思いますが、このようなときに取引先への対応が的確にできれば、あなたの会社の好感度は上がります。

私が秘書として勤めていました会社で、被災した取引先に対してどのようなお見舞いをしていたり、どのように想定していたのかをご紹介させていただきますので、参考にしていただければ幸いです。

取引先の災害への対応は現状の把握から

地震・台風・火事などの災害のニュースを見たら、すぐにその地域に取引先のオフィスや工場などの施設があるかどうかを確認しましょう。

もし取引先のオフィスや工場などの施設がある場合は、すぐに上司と相談し迅速な行動をするのが、会社の秘書や総務などで慶弔の対応をしている人の大切な役目だと思います。

そしてまずは、取引先の被災状況を確認します。

取引先の被災状況は、取引先に直接電話やメールで確認するのが手っ取り早いと思いますが、状況によっては電話やメールが通じなかったり、相手が混乱しているかもしれませんので、テレビ・ラジオ・インターネットなどの速報性の高いツールで確認したり、地元の役所や警察に確認してから、問題がないようであれば取引先に直接確認をするのが良いと思います。

電話やメールで被災した取引先に直接確認できないような状況であれば、現地に行って確認するということも考えられますが、この場合交通路が不通になっていたり、行くまでに危険が伴う場合は避けて、暫く様子を見てから後に、取引先に連絡をとったり、現地に行ったりして、状況を確認するのがいいでしょう。

取引先への災害見舞いの方法を決める

取引先の災害での状況を確認できるようになりましたら、災害の影響があったのかどうかを確認します。

取引先に影響があった場合は勿論お見舞いを検討しますが、影響がなかった場合でも取引先の地域で起こった災害ですので、「ご無事でなによりですが、地域での災害ですので何かお困りのことがありましたら、何なりとお申し付けください」と一言添えるのもいいでしょう。

取引先に災害の影響があった場合のお見舞いの検討ですが、取引先に確認した被災状況に応じて、どのようなお見舞いをするのかを上司と相談します。

お見舞い方法は次のようなことが考えられます。

お手伝いにかけつけるお見舞い
取引先の施設の後片付けなど、人手が必要だと判断した場合に、お見舞いを兼ねてお手伝いの申入れをします。
ただ、混乱しているところに押しかけると迷惑になるかもしれませんので、お手伝いを押し付けるようなことはせず、「差し支えなければお手伝いをさせてください」というスタンスで申し入れるのがいいでしょう。
お手伝いの申入れを受けていただくことになった場合は、どんなお手伝いが必要なのかを訊いて、軍手やタオルを用意し、動きやすい服装で行きましょう。
また、取引先に迷惑をかけないように、自分たちの食事の用意をしたり、現地までの交通手段を考えたりすることが大切です。

必要品を贈るお見舞い
人的な手助けが必要でなくても、生活必需品が必要な場合があります。
会社や従業員の家庭で生活必需品に困っている被災した取引先には、水・衣類・食料品などすぐに役立つものを贈りましょう。
贈る品目はこちらで判断すると本当に必要なものではなく、不要なものを送ってしまう可能性がありますので、先方に忌憚なく必要な品目を言っていただくことが大事です。

現金を贈るお見舞い
親しく取引をしている会社でしたら、かけつけてお手伝いをしたり、必要なものを忌憚なく言っていただいたりしやすいのですが、そんなに親しくない取引先や、親しくしていてもお手伝いを必要としなかったり、必要なものがない場合は、お見舞い金を贈るようにします。
取引先の会社への災害見舞い金の相場は、被災の状況によってまちまちですが、私が勤めていた会社では、取引先の被災へのお見舞いも含めた慶弔対応ルールを作っていましたので、ガイドラインを参考にしながらお見舞いの金額を決めていました。
詳しくは こちらをご覧いただき、「慶弔対応ルールの作成」の中の「災害見舞」を参考にしてください。

手紙でのお見舞い
そんなに親しくしていないが、取引先に心配していますよということをアピールしたい場合は、状況を確認することなく手紙を送ってお見舞いをします。

災害手伝い

災害見舞いのタイミング

贈答で大事なことは、相手にとって都合の良い時に贈ることですが、特に災害見舞いは相手の状況だけではなく、被災地の状況も考慮に入れて最適なタイミングで贈ることが大事です。

大規模災害の場合、交通・通信・電力・ガス・水道などのインフラが破壊され、相手と連絡が取れなかったり、輸送ルートがなかったりします。

ですから、送ったものが確実に先方に到着するかどうかを、インターネットで調べたり、地元の役所・警察などに確認してから送ることが大事です。

もし、先方にどのタイミングで送ればいいのかを訊くことができるのであれば、先方の都合に合わせることができます。

災害見舞い

災害見舞いに添える手紙

被災した取引先に品物や現金を手紙を添えて送りますが、一般的な手紙と違って次のことに気をつける必要があります。

取り急ぎの手紙なので時候の挨拶を省く
再び、重ねて、繰り返しなど、不幸が重なることを連想させる忌み言葉を使わない
相手を気遣うこと以外の余計なことは書かない

災害見舞い金の贈り方

災害見舞金を贈る場合は、次のように用意します。

白い封筒や半紙・奉書紙に現金を包む(熨斗・水引は不要)
同じお見舞いでも病気やケガの場合は全快を祈ってしますので、慶事のときと同じく紅白の水引がついた袋を使用しますが、災害見舞いのときは熨斗や水引は不要です。

表書きは、上半分に災害の内容に合わせて「震災御見舞」「火災御見舞」「台風御見舞」などと書いたり、またはこれらの災害をひっくるめて「災害御見舞」「御見舞」と書き、下半分に会社名や代表者名など贈り主の名前を書く
被災の程度が大きくてショックを受けている場合は、震災・火災・台風・災害などの文字を見るだけでつらい気持ちになるかもしれませんので、「御見舞」とするのが無難だと思います。

お札は破れていたりしわが寄ったりしているものは避ける
新札でもよいと思うのですが、新札は予め用意をしていたと思われるかもしれないと懸念される場合は、一度折り目をつけるといいと思います。

お札は表側(肖像がついている側)を手前にする
裏側を手前にすると香典などと同じになり、縁起でもないことになります。

御見舞袋

最後に

取引先が被災されて、災害のお見舞いをすることはめったにないことだと思いますが、万が一災害見舞いの対応をすることになったときに、慌てないように迅速な行動ができるよう普段から心がけておく必要があると思います。

この記事のポイントは次のとおりです。

ポイント

災害情報をキャッチしたら取り急ぎ取引先に影響があるのかどうかを調べ、影響がある場合は被災状況を確認する。

取引先の被災状況を確認したら、お手伝いにかけつけるか、必要品を贈るか、現金を贈るか、お見舞いの手紙だけを送るかを決める。

災害見舞いは先方の状況を考慮して、最適なタイミングで送る。

災害見舞いを送る際に手紙を添える。

災害見舞金を送る際のマナーに気をつける。