手紙の書き方｜マナーと構成を体験談で解説

こんにちは、ユキです。

メールやLINEが主流となった今でも、「手紙」は心のこもった特別なコミュニケーション手段として多くの人に見直されています。
丁寧に書かれた手紙は、相手への敬意や思いやりを伝えられるため、ビジネスシーンやフォーマルな挨拶、親しい人への感謝など、さまざまな場面で活躍します。

でも、「手紙って、いざ書こうとすると意外と難しい…」って思ってしまいますよね。

この記事では、初心者にもわかりやすく「手紙の書き方」の基本構成やマナー、縦書き・横書きのルールなどを、私が企業で秘書をしていたときの経験も織り込んだ内容で解説します。

誰かに想いを届けたいとき、迷わず書けるようにぜひ参考にしてください。

手紙とハガキの違いとは？

手紙とハガキは、見た目だけでなく使い方やマナーにも違いがあります。
以下に、それぞれの特徴をまとめました。

大切な内容や丁寧な印象を伝えたい場合は、手紙（封書）がおすすめです。
ハガキはカジュアルな印象を持つため、用途を見極めて使い分けましょう。

縦書き・横書きの使い分け方

手紙は縦書きが基本とされますが、目的や相手によっては横書きも適しています。

縦書きと横書き、正しい選び方

手紙を書くとき、「縦書きか横書きか」で迷う方も多いと思います。
実はこれ、相手や目的によって選び方が異なるんです。

迷ったときは「縦書き＝フォーマル」「横書き＝カジュアル」と覚えておくと安心です。

縦書きのサンプル

横書きのサンプル

手紙の書き方｜基本構成をおさえよう

手紙には「前文」「主文」「末文」「後付け」という基本的な構成があります。
形式に従って書くことで、相手に丁寧で読みやすい印象を与えられます。

頭語と結語は対になる

「拝啓」などの頭語と「敬具」などの結語は、対にして使用します。

・※印は女性が差出し人の場合によく使われる言葉です
・下線がついたものは使用頻度の高い言葉です

前文の書き方

頭語

前述のように、頭語はたくさんの言葉がありますので、どれを使えばいいのか迷ってしまいますよね。

私は長年の秘書業務で沢山の手紙を書きましたが、使った頭語はほとんどが拝啓で、時候の挨拶を省略するときは前略を使っていました。
ですから拝啓と前略を覚えておくと、手紙を書く上で困ることはないのはないかと経験上思います。

女性の方も、女性向けの言葉を無理に使う必要はなく、「拝啓」や「前略」を使っても良いと思います。

尚、拝啓には「謹んで申し上げる」という意味があり、前略は「挨拶を省いて用件を述べるのをお許しください」という気持ちを表しています。

時候の挨拶

頭語に続いて、手紙を出す時期の季節を表す言葉を書きます。

改まった手紙では漢語調といわれる「早春の候」というような表現をしたり、柔らかい文面にするときは口語調の「春の訪れを感じる季節になりました」というような表現をします。

そのあとに、相手の安否や健康を気遣う言葉やお礼などを入れたり、自分の近況などを続けます。

簡略化したいときや、緊急のときに出す手紙の場合、時候の挨拶が省略されるごともあります。

時候の挨拶は頭語から改行して書かれる場合と、頭語から一文字あけて同じ行に書かれる場合がありますが、書く人の好みでどちらでも構いません。
ちなみに私は、頭語から改行して時候の挨拶を書くと、頭語が浮いてしまうように思いますので、前述のサンプルのように、頭語から一文字あけて同じ行で時候の挨拶を書いています。

時候の挨拶の文例を月ごとにまとめていますので、下記からリンクしてください。
👉時候の挨拶・結びの挨拶がスラスラ書ける！月ごとの例文をご紹介

主文の書き方

起こし言葉

前文からいきなり本文に入ると唐突な感じがしますので、クッション的な役割で本文の前に起こし言葉（「起語」ともいいます）を使います。

起こし言葉の例として、「さて」「この度は」「ところで」「つきましては」「実は」「早速ですが」「突然ですが」「先日は」などがあります。

本文

本文は手紙の骨格で、用件を伝える部分です。

要領よくまとめて、句読点をつけたり改行したりして、相手に読みやすく、わかりやすくしましょう。

本文を書く際には次のことに気をつけてください。
「私は」などの自分を表す言葉が行の最初にこないようにする
相手の呼称が行の終りの方にこないようにする
金額や数字が2行にまたがらないようにする

末文の書き方

結びの挨拶

本文のあとに、相手の健康や無事を祈ることばなどを、手紙を出す季節に応じた内容で結びの挨拶を書きます。

また、お礼の場合に「略儀ながら書中にて御礼申し上げます」、案内状でしたら「略儀ながら書中にてご挨拶旁々ご案内申し上げます」、返事が欲しい場合には「お返事いただければ幸いです」などの文章で締めくくることもあります。

結びの挨拶の文例を、時候の挨拶とともに月ごとにまとめていますので、下記からリンクしてください。
👉時候の挨拶・結びの挨拶がスラスラ書ける！月ごとの例文をご紹介

結語

頭語に対して、結語を手紙の下部に書いて締めくくります。

前述の頭語と結語の一覧表をご覧いただいてもわかるように、頭語と同じく結語も多数ありますが、（頭語）拝啓⇒（結語）敬具、（頭語）前略⇒（結語）草々　これだけを覚えておけばことが足りると思います。

尚、敬具は「謹んで申し上げました」という意味で、草々は「簡略なこと」で「急ぎ走り書きをしたことをわびる」気持ちを表しています。

後付の書き方

日付

手紙を書いた日、または発送日を「令和〇〇年○〇月○〇日」と、手紙の上部に書きます。

結婚式の案内状など慶事の場合は、○〇日のところを「吉日」にすることもあります。

年号は一般的には和暦を使用しますが、西暦でも良いと思います。

署名

手紙の下部に差出人の名前を書きます。

ビジネスシーンでは、会社名・部署名・役職名・姓名を次のように書きます。
○〇株式会社 総務部
課長 ×× ××

連名にする場合、手紙のマナーでは上位者が宛名に近い方になるよう、下位の者から書くらしいのですが、このようなマナーを知っている人は少ないと思いますので、そこまでこだわる必要はないと考えます。

宛名

手紙の上部に相手の姓名を書きます。

この場合、私は字の大きさを他より少し大きくしています。

敬称は「殿」か「様」かで迷うかもしれませんが、「様」が一般的です。
「殿」は目上の人が目下の人に使用することが多く、「様」は一般的で目上の人に使っても失礼にならないということが、多くの人もわかっているようです。

ビジネスシーンでは、宛名も会社名・部署名・役職名・姓名を次のように書きます。
○〇株式会社　販売部
部長 ×× ××様

脇付

脇付は、相手に対するへりくだった気持ちと敬意を表すもので、宛名の左下にやや小さく書き添えます。

【脇付の例】
一般の場合：貴下・机下
目上の人へ：侍史・尊前
父母へ：膝下・尊下

基本的な手紙のマナーでは使うことになっているようですが、堅苦しくなるような感じがしますので、私はあまり使ったことがありません。
また長年の秘書業務の中で、取引先からいただいた手紙に脇付を書いておられた件数は、1割もなかったような気がします。
（前述のサンプルには無理に入れています）

添え文

本文を補足する内容を書きたいときに用います。

「追伸」や「追って」などのあとに補足文を短く(2行程度まで)書きます。

添え文は次の場合は用いないで、本文に入れるようにしてください。
目上の人への手紙：失礼になるので用いない
慶事の手紙：お祝いごと（慶事）の手紙は「すべてが順調に、滞りなく、すっきりまとまる」のが良いとされるので、追伸などで「後から付け加える」＝「あとから思い出した」「未完成だった」という印象が入ると縁起が悪い
弔事の手紙：「繰り返し」を意味するため縁起が悪い

忙しくても安心！プロ品質の手紙がすぐに作れる便利ツール

ここまでお読みいただき、手紙の基本的な書き方をご理解いただけたかと思います。

しかし、「文章を考えるのが苦手」「時間がなくて手紙を書く余裕がない」「ビジネスにも通用する、失礼のない文面を作りたい」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんなときに便利なのが、手紙作成をサポートしてくれるツールの活用です。

おすすめは、【代筆の極み】という高機能ソフトです。
いくつかの質問に答えるだけで、目的に合った丁寧な手紙文を自動で作成してくれるので、ビジネスから冠婚葬祭まで幅広く活用できます。

例えばこんな方におすすめです。
手紙を書くことに慣れていない
忙しくて一から考える時間がない
敬語やマナーが不安
シーンにふさわしい文面がすぐにほしい

今すぐ使えて、印象に残る文章を簡単に作れる【代筆の極み】は、手紙の第一歩を後押ししてくれる頼れる存在です。
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履歴を残すと便利

手紙を書き終えたら、履歴として残すことをおすすめします。

特にビジネスシーンで取引先などに、お礼状や案内状を出す機会が多い場合は、同じようなパターンを何回も使えます。
履歴を残すことによって、その後同じような手紙を書く場合に使いまわしができます。

パソコンで手紙を作成したときだけではなく、手書きのときもデータに打ち込んだり、手紙をスキャンして履歴に残してください。

私は長年の秘書業務の中でたくさんの手紙を書きましたが、履歴を残すことによって、その後の手紙作成の時間がとても削減できました。

まとめ｜心のこもった「手紙」で気持ちを丁寧に伝えよう

手紙は、相手の顔を思い浮かべながら言葉を選び、自分の手で綴るからこそ、その想いがしっかりと届くものです。
形式をきちんと守りつつ、自分らしい言葉を添えれば、きっと相手の心に残る手紙になります。

まずは、時候の挨拶や構成に慣れるところからはじめてみましょう。
一通の手紙が、あなたの気持ちを形にしてくれるはずです。

最後まで読んでいただきまして有難うございます。