お祝い事の対応

取引先の周年記念(創業・創立・設立)お祝いの実務対応を紹介します

アニバーサリーカード

会社では創業○○周年とか、創立○○周年などという周年記念があります。

取引先が周年記念を迎えたときに、周年記念のお祝いをすることがありますが、あなたが取引先の周年記念のお祝いをどのようにすればよいのか、もしお困りでしたらこの記事を参考にしてください。

私が企業の秘書をしていたときに、取引先の周年記念のお祝いを実際にどのような対応(お祝い品の選び方・祝電の打ち方など)をしていたのか、周年祝いとはどのようなことかも含めて、ご紹介させていただきます。

周年祝いとは?

会社の周年記念とは、会社ができた日、すなわち会社にも誕生日があり、会社への誕生祝いが周年祝いと言えると思います。

私たちの誕生日は生まれた日だけですが、会社の誕生日は「創業日」「創立日」「設立日」など、複数の誕生日があるようです。

それぞれの違いは次のとおりだそうです。

【創業日】
事業を始めた日のことで、個人・法人に拘わらず事業を始めれば創業したと言うことができ、会社として法人登記をしているかどうかは問いません。

【創立日】
初めて組織や機関を立ち上げて事業を開始することで、登記や開業届けは不要なため、会社だけでなく学校や団体にも創立日はあります。
組織や機関などのない個人事業の場合は、創立日はないと言えます。

【設立日】
商業・法人を登記申請し、法務局が受理した日です。

ですから会社の誕生日である周年日は、「創業〇〇周年」「創立〇〇周年」「設立〇〇周年」というように、どの日からの周年日かがわかるように言われています。

周年祝いをする際も、周年を迎えた取引先が重きを置いているのが、創業日なのか、創立日なのか、設立日なのかを把握する必要があると思います。

アニバーサリー月桂冠

どのような場合に取引先の周年記念のお祝いを贈るのか

会社では周年の節目の年に、周年記念イベントや式典をしたりすることがあります。

節目の年というのは、10年とか20年とか50年とか、10年ごとが多いのですが、私が勤めていた会社にも取引先から周年記念イベントや式典などの案内が届くことがありました。

その際、取引先の周年記念にお祝いをどうしようかと考えます。

会社のトップや役員などが、周年記念イベントや式典に出席する場合は勿論お祝いをしますが、出席しない場合でも相手との取引状況や創業・創立・設立などをしてからの年数を考慮して、周年記念のお祝いをしたり、祝電を打つかどうかを検討していました。

また、周年記念イベントの案内が来ないところでも、営業や総務など社内の取引先との窓口の部署から、「取引先のあの会社は、近々創業(創立・設立)〇〇周年を迎える」というような情報が入ってきますと、このような場合の周年記念お祝いも、取引状況に応じてお祝いを贈ることや祝電の有無を検討していました。

100周年プレート

取引先の周年祝いの金額を決める

取引先の周年祝いの金額は、概ね3万円~5万円ですが、相手との取引内容や取引年数、相手の周年の年数、周年イベントへの出席の有無などで決めていました。

取引金額が多く、古くからのお付合いで100周年を迎えるような取引先には、数十万円の品物を贈ることもありました。

取引先の周年祝いも含めた慶弔対応ルールを作っていましたので、ガイドラインを参考にしながら周年祝いの金額を決めていました。
詳しくはこちらの記事をご覧いただき、「慶弔対応ルール」の中の「周年記念」を参考にしてください。

また、今回周年記念のお祝いをする取引先から、自社の周年記念のお祝いをいただいたことがあれば、その時にいただいたお祝いの金額を参考にするのも良いと思います。

取引先の周年祝いの内容を決める

取引先の周年記念のお祝いの金額が決まれば、その金額に相応する周年祝いの品物を決めます。

周年祝いは現金ではなく品物にしていました。

現金にしないで品物にする理由は、現金だと形として残りませんが、会社のどこかに飾っていただけるようなものですと、こちらの存在を覚えていてもらえるからです。

先方の好みの品を贈るのが一番喜んでいただけると思いますので、取引先の窓口にそれとなく聴いたりすることがありますが、上手く聞き出せないのが現状です。

そのようなときに多いのは応接室などに飾っていただけるようなもので、例えばクリスタルガラスの置物や置き時計などです。

バカラの壺

周年祝いの品物がどうしても思いつかない場合は、ギフト専門のお店を参考にしても良いかもしれません。

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品物を贈る際には目録をつけていました。
贈呈目録をつけないと、どこからの寄贈かわからなくなるからです。

品物に「祝創業〇〇周年 〇〇株式会社寄贈」と書かれたものを時々見かけますが、これは品物の価値が下がってしまいますので、しないようにしていました。

尚、会社の周年お祝いの品物は、業績の赤字を連想させるため、赤いものは避けた方が良いそうです。

取引先の周年祝いの慶弔マナー

周年祝いの表書き

周年祝いに付ける熨斗の表書きは、「○○周年 御祝」としますが、何周年かを間違えないようにすることが大切です。

その上に、取引先の周年記念を、創業でするのか、創立でするのか、設立でするのかがわかれば、熨斗の表書きに加え、「御創業○○周年 御祝」「御創立○○周年 御祝」「御設立○○周年 御祝」などにすると丁寧になります。

周年祝いの贈り方

取引先の周年祝いの品物を届けるタイミングは記念日までの日程で、記念イベントが催される場合は記念イベント開催日より前にしています。
目安としては一週間前くらいが良いと思います。

届ける人は取引先の窓口になっているこちらの部門の担当者が多いのですが、トップ同士が親しくしているような相手先には秘書が届けていました。

秘書が届ける場合は、先方の秘書の方にお届けするようにします。
いくらトップ同士が親しいからといって、お忙しいトップの方の時間をいただくのは失礼だと思うからです。

そして「この度はご創業(ご創立・ご設立)〇〇周年を迎えられまして誠におめでとうございます。こちらは弊社社長の〇〇よりの心ばかりのお祝いの品です。お納めくださいますようお願い申し上げます。」と口上を述べて品物を渡します。
そのあと「貴社の今後のご発展をお祈りいたします。〇〇(こちらのトップの名前)からも〇〇社長様によろしくお伝えくださいと申しておりました。」などとご挨拶をします。

プレゼント贈呈

取引先の周年祝いの電報

取引先の周年イベント会場への祝電の送り方

周年記念を迎える取引先が記念式典や祝賀会などの記念イベントを開催される場合は、祝電を開催当日に開催会場に届くようにしていました。

祝電の到着日が開催当日だと慌ただしいかもしれませんので、当日でもよいか前日のほうがよいかをホテルなどの開催会場に事前に確認していました。

その際、そのイベントに確実に届けるために、部屋名を入れたほうがいいかとかの記載事項も会場の人に確認していました。

取引先の周年イベント会場への祝電の文例

取引先の周年お祝いの電報に入れる項目は、
〇〇周年を迎えたお祝い
会社の長きにわたる存続や発展への敬意
これからの期待
(祝賀会などの会場に届ける場合)会の盛会祈念
などですが、例えばこのような感じの文面です。

この度は貴社のご創業50周年、誠におめでとうございます。
栄えある日を社員の皆様とお迎えになられ、お喜びもひとしおのことと存じます。
創業以来お客様第一に考えられ、業績を伸ばしてこられましたことに敬意を表します。
今後とも益々ご発展されますことを祈念申し上げますとともに、本日の記念祝賀会のご盛会をお祈りいたします。

100年を超えるような老舗(しにせ)には、戦争(第二次世界大戦)や世の中が大きく変動した時の対応など、苦労して会社を存続させたであろう事柄を具体的に入れていました。
また技術的な特長があるような会社などには、どのような特長を活かして発展してきたかを具体的に入れて、敬意を表す文章にします。

文面を作るうえで参考になるのは、取引先とよく接している営業部門や製造部門などの社員です。
その人たちに祝電を打つ相手の具体的なエピソードを調べれてもらっていました。

また、祝電を打つ会社のホームページで沿革を調べたり、会社の特長を調べたりして祝電のネタにしていました。

尚、電報についてはこちらの記事も参考にしてください👉受取る人に感動を与える電文の作り方を秘書の経験を基に紹介します

アニバーサリーカード

取引先の周年祝いを贈る目的

取引先が周年記念のイベントを開催し、記念イベントに自社が招待されたときに、周年祝いをするのは当然ですが、取引先が周年記念イベントを開催しない場合は、取引先の周年記念のことがわからず、あなたの会社の競合他社も含めて周年祝いをしないケースが多いと思います。

取引先の創業・創立・設立などの周年記念日は、会社のホームぺージの沿革などに記載されている場合があります。

もし、あなたの会社が重要な取引先の周年記念日を調べて記念日にお祝いをしますと、取引先はサプライズに感激しますので、競合他社よりポイントを稼ぐことになります。

ですから、周年祝いは他の慶弔対応に比べてサプライズを起こしやすく、自社にとってプラスになる可能性が高いと思います。

最後に

会社の誕生日のお祝いでもある周年祝いについておわかりいただきましたでしょうか。

この記事でお伝えしたいポイントは次のとおりです。

ポイント

・取引先が周年記念を「創業」「創立」「設立」をどれでするのかを把握する。

・取引状況や取引年数などを考慮して、お祝いをするかどうかを検討。

・取引先の周年祝いの金額は概ね3万円~5万円だが、相手との取引内容や取引年数、相手の周年の年数、周年イベントへの出席の有無などで検討。

・お祝いは金銭でなく、記念になるような品物を検討。

・品物には目録を付ける。

・お祝いは記念日や記念イベント開催日までに先方に届けている。

・トップ同士が親しい場合は、秘書が相手の秘書に届けている。

・記念日を迎える会社が、長きにわたり存続できたことや、発展してきたことなどを具体的なエピソードを交えた文面で祝電を打っている。

取引先の記念日の対応をしていると、会社を長く維持し発展させるのには、計り知れない苦労があるのだということがわかります。

皆さんも取引先の周年記念日のお祝い対応をする機会がありましたら、そんなことも感じていただければと思います。