訃報の連絡を取引先から受けたらすぐに対応するべきことを紹介します

会社で取引先から訃報(ふほう：誰かが亡くなった際に届くお知らせ)が突然入り、その訃報連絡を受けたあなたはどうすれば良いのか困ったことはありませんか？

ビジネスシーンにおいて、訃報に対して困っている暇などありません。
あなたの会社が困っている間に、競合他社は取引先に対して素早く弔事の対応をして、ポイントを上げています。

競合他社に後れをとることなく、いかに素早く、いかにタイムリーに、いかに的確に取引先へ弔意を伝えるかが大切で、それらを抜かりなく行うことによって、あなたの会社のイメージがアップし、取引先との関係も競合他社より良好になります。

取引先への弔事対応を抜かりなく行うために、突然の訃報を受けたときにまず何をするべきか、その次に何を考えるのかということなどを、日頃から準備をしておくことがあなたの会社にとってプラスになります。

この記事では、私が企業の秘書をしていたときに取引先からの訃報に対して、どのような対応をしていたのかをご紹介します。

あなたの会社の状況に全てがあてはまるかどうかわかりませんが、参考にしていただき、少しでもお役に立てば嬉しく思います。

取引先から訃報が届いときにすぐにすること

取引先からの訃報の内容を確認する

取引先の経営者本人や、経営者の身内に不幸があったときなどに、取引先から電話・メール・Faxなどで訃報が届きますが、その際、できる範囲で次のような訃報内容を確認します。

以上の他、亡くなった日、亡くなった人の年齢、死因などもお聴きできれば、後々の対応の際に役に立つことがあります。

以上の取引先の訃報の内容を、ただちに上司へ報告します。

取引先の訃報への対応を決める

社内規定を参考にしたり、関係部署と相談して、会社として取引先のご不幸への対応を、下記のとおり上司と相談しながら決めます。

 

取引先のご不幸に対応することの概要

取引先のご不幸に対して上司と相談の結果、下記の項目の中で対応すると決まった事柄について準備を進めていきます。

枕花の手配

枕花とは、故人の枕辺に供える花で、親しい関係の人が贈ることが多く、故人を偲び悲しみを分かちあうという意味があります。

ですから、あまり親しくない場合は贈らないようにします。

もし贈る場合は、白を基調にした色の花を贈るようにします。

贈るタイミングは、亡くなってすぐに故人の自宅にします。

※枕花の手配について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉枕花とは？枕花の基礎知識・相場・贈り方・注文の仕方を実践を基に紹介します

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弔電の手配

弔電とは遺族に対して弔意(弔う気持ち)を伝える電報のことで、これも早く対応するようにします。

但し、最近は自宅以外での通夜・葬儀・告別式が一般的ですので、通夜の時間にあわせて葬儀会場に送るようにします。

自宅に送ると遺族やお手伝いの人が電報屋さんの対応に追われることになり、迷惑をかけることになるからです。

また近年、亡くなったことをすぐに公表しないで、通夜・葬儀・告別式を済ませてから新聞などで発表するケースが多くなりましたが、そのような場合は、分かった時点ですぐに弔電を打つようにします。

その場合、故人が企業の経営者であれば会社に打つのが一般的のようですので、宛先は総務や秘書にして、受取人は喪主にします。

もし、訃報に気づかなかった場合、社葬やお別れの会があればその時に弔電が届くようにするというのも一つの方法だと考えます。

※弔電の手配について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉弔電とは？弔電の送り方・弔電文例などを実践に基づき紹介します

 

香典の用意

香典とは，葬儀のときに持寄る金品のことで、もともとは故人の近親者やゆかりのある人が、葬式の費用を分担するためのもので，近隣縁者の相互扶助的な性格をもつものだったそうです。

現在ではそのような意味合いが薄れているかもしれませんし、私もそのような意味があるという認識で香典を用意したことがありません。

私が香典をお渡しするときは、落ち着いたらこのお金で故人が好きだったものをお供えしてくださいね、という気持ちを持っています。

これは香典だけではなく、お供えのときも同じ気持ちです。

元来、香典というのはお香をお供えしてください、ということだと聞いたこともあります。

御香典は仏教、キリスト教は御花料、神道は御玉串料というように、宗教によって表書きが異なるので、相手の宗教を確認することが必要になります。

※香典の用意について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉香典の書き方・香典の入れ方・香典の金額・香典の渡し方などを紹介します

供花の手配

供花とは生花・花輪・樒(しきみ)などを葬式の式場にお供えするもので、葬式に行ったことのある人は見たことがあると思います。

そこには社名・肩書・名前などが書かれていることがほとんどで、親族や参列者の目につきますので、会社のアピールになります。

供花の様式は地域や式の形態によってまちまちですので、葬儀社などに確認するようにします。

※供花の手配について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉供花とは？供花の役割・供花の値段・供花の注文方法を実践に基づき紹介します

自宅への弔問

ごく親しい関係であれば、訃報が入ったらすぐに自宅へ行って、慰めの言葉をかけてあげると遺族はどんなに力づけられるでしょうか。

でも、取紛れているときに人の懐に飛び込むようなものなので、それほど親しくない関係の場合は避けるようにします。

葬式の段階では遺族も少しは落着いているので、その時に弔意を伝えればよいと考えます。

※自宅への弔問について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉弔問とは？通夜前の取引先への弔問マナーを秘書経験を基に紹介します

葬式への参列

遺族に直接弔意を伝えられる絶好の場が葬式(通夜・葬儀・告別式)です。

大事な取引先の葬式であれば会社のトップが行くようにします。

もしどうしてもトップが葬式に参列できない場合は、取締役や秘書など、それなりの人がトップの名刺を持って代理で参列します。

※葬式への参列について、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉葬式・通夜・葬儀・告別式とは？参列のマナーなどを実践を基に紹介します

葬儀の手伝いの申入れ

ごく親しい相手や重要な取引先に不幸があった場合に、「なにかお手伝いすることはないでしょうか」と申し入れると効果てきめんのケースもあります。

弔事は突然やってきますし、ご遺族も葬儀を経験したことがあまりないと思いますので、少しでも弔事の知識を持った人が葬儀の手伝いに来てくれると、有難い場合も多々あると思います。

その際には押しつけがましくならず、さりげなく申し出るようにします。

※葬式の手伝いについて、詳しくはこちらの記事を参考にしてください👉葬式の手伝いを頼まれた時にすること・気をつけること・役に立ったこと

取引先の訃報対応のガイドラインを作っておく

取引先の訃報は突然届き、早く対応しなければいけませんので、弔事対応をするかしないかの判断を瞬時にするために、事前にガイドラインを作っておくと便利です。

私が秘書をしていた職場では、取引先との取引金額や取引年数などを基準にて、取引先にランク付けをし、ランクごとに弔辞対応をするかしないかのガイドラインを定めて、次のような表を作っていました。

	ランクA	ランクB	ランクC	ランクD
枕花	○	○	×	×
弔電	○	○	○	○
香典	○	○	○	×
供花	○	○	×	×
自宅への弔問	○	×	×	×
葬式参列	○	○	○	×
手伝い申入れ	○	×	×	×

このガイドラインに沿って、対応をするかしないかを即時に判断していますので、次の行動に素早く移ることができますし、誰でも同じように判断ができますので、スピーディーでタイムリーな行動ができます。

取引先の訃報への対応履歴を残しておく

いくら訃報対応のガイドラインを作っていても、きっちり枠にはめることが難しい場合が多くあります。

そのような時に、下記のような弔事対応の履歴を残しておくと、訃報対応のガイドラインでは判断できない訃報の対応検討の際に、弔事対応履歴が参考になります。

登録日	いつ慶弔対応したのかはあとから追っかけるときに重要です。
登録者名	誰が慶弔対応をしたのかを明確にしておくことによって、責任の所在をはっきりさせることと、不明点を聴くことができます。
没者氏名(年齢)	亡くなった方の氏名、できれば年齢も明記します。
逝去日	亡くなった年月日を明記します。法要などへの慶弔対応の参考になります。
死因	さほど重要ではないのですが、弔問の際の参考になります。
没者の関係会社と関係者名	例えば没者が取引先の社長の実母であれば、その取引先の会社名と社長の名前を明記します。
没者と関係者との続柄	例えば没者が取引先の社長の実母であれば、この欄に「実母」と明記します。
弔電発信者	弔電を誰の名前(社長名など)で打ったのかを明確にしておきます。
香典の額・発信者名	香典の金額と香典袋の表書きに誰の名前(社長名など)を書いたかを明記します。
供物の内容・金額・発信者名	供物（供花・枕花など）の内容・供物の金額・誰の名前(社長名など)で贈ったのかを明確にしておきます。
備考	・葬式の開催状況(場所・喪主名・当社出席者など) ・弔電の文面：今後同じような慶弔対応をするときの祝電文案の参考になります。 ・香典の持参時(通夜か葬儀・告別式か)、持参者なども明記しておくと、今後の参考になります。 ・慶弔対応ルールに則らない場合は特に、なぜそのような慶弔対応をしたのかを明記しておくと、今後の参考になります。

慶弔の中で訃報対応は重要

慶弔対応の中で一番難しく重要なのは、訃報による弔事への対応だと思います。

弔事は突然訪れるので、その時に慌てないように最低限のマナーや常識を知っておく必要があると思います。

会社の中で特に秘書や総務や営業担当の人は、取引先から突然訃報連絡が入るケースが多いので、日頃から訃報に対してどのように対応したらよいのかという知識を持っておくと役に立ちます。

弔事の際の相手はネガティブな感情に浸っていますので、そのようなときに思いやりが伝わると効果てきめんです。

例えば、訃報が電話で届いた際に、電話に出たあなたが訃報の内容を聴いて、「この度はご愁傷様でございます。」の一言を相手に伝えるだけで、あなたの対応やあなたの会社の印象がとてもよくなります。

また、取引先から訃報の連絡が必ずしも入るとは限りません。
上場企業やそこそこの規模の企業であれば、経営者や以前経営者であった人が亡くなったときに、新聞に発表されますので、新聞のチェックを日々することも弔事対応では大切なことです。

弔事の対応でその企業のレベルがわかるといっても過言ではないと思います。

 

最後に

取引先の訃報に対して、秘書として私がどのように対応していたのか、なんとなくわかっていただけたでしょうか？

この記事でのポイントは次のとおりです。

弔事に積極的に参画すれば、ほかの慶弔対応にも役に立ちますし、プライベートな慶弔にも役に立っています。

皆さんも積極的に関わっていただければと思います。